Als zzp’er zit jij niet de hele dag op één plek. Je leven is druk, geen dag is hetzelfde en waarschijnlijk ga je ook wel eens voor je klanten op pad. Misschien werk je wel af en toe bij hem/haar op kantoor of spreek je af op een externe locatie. Ga je voor jouw klant op pad, dan brengt dit voor jou extra kosten met zich mee. Hoe ga je met die kosten om? 

Kan je als zzp’er reiskosten declareren bij je klant?

Ja. De Belastingdienst ziet je zakelijke reiskosten als bedrijfskosten. Deze kosten mag je daarom doorberekenen aan je klant. Er zijn twee mogelijkheden:

1. Reiskosten in je uurtarief

Je hanteert een uurtarief waarbij jouw reiskosten inclusief zijn. Makkelijk, want je hebt nauwelijks administratie en je hoeft over je reiskosten niet meer apart in gesprek te gaan. Het is hierbij wel van belang dat je een inschatting maakt van alle kosten om tot je uurtarief te komen. Bovendien moet jouw klant hier wel akkoord mee gaan. 

2. Reiskosten apart op de factuur

Dat kan op verschillende manieren: je hanteert een kilometervergoeding of brengt je OV-kosten in rekening 

1. Kilometervergoeding declareren als zzp'ers

Je kan reiskosten in rekening brengen door middel van een kilometervergoeding die je krijgt voor de kilometers die je aflegt voor je werk. Je bent vrij om de hoogte hiervan zelf te bepalen en hierover afspraken te maken met je klant. Even rekenen dus wat voor jou een passende vergoeding is. Denk aan de kosten van benzine of elektrisch laden, onderhoud en afschrijving. Belangrijk is dat je in ieder geval een goede kilometeradministratie bijhoudt, zodat je kan aantonen wanneer je gereisd hebt en hoeveel kilometer dit was. 

Download hier een voorbeeld kilometerregistratieformulier

2. Ov-kosten declareren als zzp’er

Reis je met de trein of een andere vorm van openbaar vervoer? Dan kan je de zakelijke ov-kosten op de factuur zetten. Uiteraard moet je wel kunnen aantonen welke kosten je hebt gemaakt. Gelukkig is dat niet zo moeilijk, werkt eigenlijk helemaal vanzelf. Reis je met OMW2, dan ontvang je een mobiliteitskaart waarmee jij kan reizen én een maandelijkse btw-factuur met specificatie. Hierop staan alle ritten, de kosten en het btw-bedrag. Wel zo makkelijk. Je zet het bedrag van de kosten exclusief btw op de factuur.  

Kan je als zzp’er reistijd factureren als werktijd?

Nog eentje om over na te denken: de keuze is helemaal aan jou. Reis je voor een klant, dan is het misschien wel mogelijk om jou reistijd te factureren als werktijd, zodat de gereisde uren worden vergoed tegen (een deel van) je uurtarief. Misschien kan je wel goed werken in de trein, dat scheelt dan weer. Handig om ook op dit vlak afspraken te maken met je klant. 

Reiskosten en fiscaliteit

Hoe werkt het met de btw over reiskosten?

De Belastingdienst ziet reiskosten als omzet, dus moet je er btw over berekenen. Je factureert de reiskosten met hetzelfde btw-tarief als jouw dienst of product (vaak 21%). Reis je met het OV, zet de kosten dan exclusief 9% btw op de factuur. Bereken vervolgens de btw over het hele factuurbedrag met het percentage dat geldt voor jouw dienst of product.

Terugvragen btw over reiskosten

De btw over de reiskosten mag je tijdens de aangifte omzetbelasting in mindering brengen op de btw over je omzet. Scheelt je omzetbelasting.

Reiskosten aftrekbaar bij inkomstenbelasting

Reiskosten zijn uitgaven die je doet om omzet te realiseren. Het zijn dus zakelijke kosten die je kan aftrekken van de winst waardoor je minder winstbelasting afdraagt. Rijd je met je eigen auto, dan mag je maximaal € 0,19 per gereden kilometer aftrekken van je winst bij de aangifte inkomstenbelasting. Vanaf 1 januari 2023 is dat bedrag verhoogd naar €0,21 en in 2024 stijgt dit bedrag naar €0,23.